Die Geschäftsstelle des HAW BW e.V. in Stuttgart bündelt alle Belange des Vereins, seiner Gremien und gemeinsame Interessen seiner Mitgliedshochschulen. Sie organisiert Sitzungen und übernimmt alle operativen Aufgaben eines Dach- und Interessenverbands. Die Geschäftsstelle wird von einem hauptamtlichen Geschäftsführer geleitet. Er koordiniert und pflegt in Abstimmung mit dem Vorstand Kontakte zum Landtag, dessen Fraktionen, zu Verbänden, zu politischen Parteien und zum Wissenschaftsministerium soweit sie den gemeinsamen oder den überwiegenden Interessen der HAW und dem Vereinszweck dienlich sind.

Das zentrale Justitiariat der HAW ist eine eigenständige Stabsstelle der Hochschule für Technik Stuttgart und dort beim Rektorat angesiedelt. Das Justitiariat behandelt Rechtsfragen, die von Belang für alle HAW sind, leistet eine rechtliche Erstberatung für die Hochschulleitungen sowie auf zentraler Ebene für den Vorstand und die HAW-Konferenzen. Es erarbeitet Stellungnahmen zu Gesetzgebungsvorhaben und tauscht sich in rechtlichen Angelegenheiten eng mit dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg aus